Tuyên bố về Quyền riêng tư

Tùy vào cách bạn tương tác với chúng tôi, Cadena hoạt động dưới hai tư cách pháp lý khác nhau:

A. Dữ liệu nền tảng HRIS của khách hàng (Cadena HRM Series 5)

Đối với khách hàng doanh nghiệp triển khai hệ thống HRIS, nền tảng xử lý dữ liệu cá nhân thuộc về nhân viên và ứng viên của khách hàng.

• Loại dữ liệu: Hồ sơ nhân viên và ứng viên (họ tên, thông tin liên hệ, số định danh, số CMND/CCCD, mã số thuế, thông tin ngân hàng phục vụ trả lương), dữ liệu chấm công (thời gian vào/ra, lịch làm việc theo ca, đơn xin nghỉ phép), và lịch sử làm việc cơ bản.
• Mục đích: Việc xử lý hoàn toàn do khách hàng quyết định, phục vụ quản lý nhân sự, tính lương, chấm công, và báo cáo lao động theo quy định.

B. Dịch vụ Hỗ trợ Khách hàng Hằng năm

Khi khách hàng sử dụng Dịch vụ Hỗ trợ Khách hàng Hằng năm, nhân viên hỗ trợ của Cadena có thể tạm thời tiếp cận cơ sở dữ liệu của khách hàng để khắc phục sự cố, cấu hình hoặc tối ưu hóa Cadena HRM Series 5.

• Loại dữ liệu: Truy cập không liên tục vào hồ sơ nhân viên, các biến số lương, và dữ liệu chấm công lưu trữ trong hệ thống của khách hàng.
• Mục đích: Cung cấp hỗ trợ kỹ thuật, xử lý lỗi, và bảo trì hệ thống. Nhân viên hỗ trợ chỉ truy cập dữ liệu theo các thỏa thuận bảo mật nghiêm ngặt và qua các giao thức an toàn.

C. Khách truy cập website và Yêu cầu bán hàng

Khi cá nhân tự nguyện tương tác với các kênh marketing và bán hàng của chúng tôi:

• Loại dữ liệu: Họ tên, email công việc, số điện thoại, chức danh, tên công ty, và các nội dung tin nhắn được cung cấp qua biểu mẫu yêu cầu trên website hoặc qua đường dây nóng bán hàng.
• Mục đích: Phản hồi các yêu cầu bán hàng, cung cấp bản demo hệ thống, và chia sẻ đề xuất thương mại liên quan đến Cadena HRM Series 5.

Vì Cadena phục vụ các thị trường trên khắp Đông Nam Á từ Singapore và Việt Nam, chúng tôi cân bằng việc tuân thủ giữa hai hệ thống pháp luật. Bảng dưới đây làm nổi bật những khác biệt chính giữa PDPA của Singapore và Luật Bảo vệ dữ liệu cá nhân của Việt Nam (Luật số 91/2025/QH15 & Nghị định 356/2025/NĐ-CP) khi áp dụng cho dịch vụ của chúng tôi:

Giới hạn mục đích

Dữ liệu cá nhân không bao giờ được sử dụng hoặc tiết lộ ngoài phạm vi ban đầu — dù đó là mục đích thực hiện hợp đồng với khách hàng (đối với dịch vụ HRIS và hỗ trợ) hay yêu cầu theo dõi cụ thể từ khách hàng tiềm năng.

Yêu cầu về sự đồng ý

• Đối với hệ thống doanh nghiệp (HRIS & Hỗ trợ): Khách hàng doanh nghiệp của chúng tôi chịu trách nhiệm pháp lý trong việc xác lập cơ sở pháp lý và có được sự đồng ý rõ ràng, hợp lệ từ nhân viên và ứng viên của họ trước khi đưa hồ sơ vào Cadena HRM Series 5.
• Đối với các kênh bán hàng: Khách hàng tiềm năng cung cấp sự đồng ý tự nguyện, rõ ràng khi nhấp "Gửi" trên biểu mẫu yêu cầu của website hoặc chia sẻ thông tin qua đường dây nóng bán hàng. Sự đồng ý có thể được rút lại bất kỳ lúc nào bằng cách liên hệ với DPO của chúng tôi.

Giới hạn lưu trữ và thời gian bảo quản

Cadena không lưu trữ dữ liệu cá nhân vô thời hạn. Dữ liệu được bảo quản theo các quy tắc sau:

• Dữ liệu nền tảng khách hàng & Truy cập hỗ trợ: Dữ liệu tồn tại trong hệ thống trong suốt thời hạn hợp đồng sử dụng phần mềm thương mại. Khi hợp đồng chấm dứt hoặc theo yêu cầu của khách hàng, Cadena sẽ xóa hoàn toàn hoặc trả lại cơ sở dữ liệu, tuân theo các quy định pháp luật về thuế, kiểm toán và lưu trữ hồ sơ lao động tại Singapore và Việt Nam (thường lên đến 5-7 năm đối với hồ sơ tài chính và lương).
• Dữ liệu yêu cầu bán hàng: Thông tin liên hệ của khách hàng tiềm năng được lưu trữ tối đa 2 năm kể từ lần liên lạc gần nhất, trừ khi hợp đồng thương mại được ký kết hoặc có yêu cầu xóa dữ liệu.

Tuân theo Nghĩa vụ bảo vệ của Singapore và các nguyên tắc bảo mật bắt buộc của Việt Nam đối với dữ liệu cơ bản và nhạy cảm, Cadena áp dụng các biện pháp kỹ thuật và tổ chức nghiêm ngặt:

• Kiểm soát truy cập: Quản lý danh tính nghiêm ngặt, chỉ giới hạn quyền truy cập vào cơ sở dữ liệu hỗ trợ khách hàng cho nhân sự kỹ thuật được ủy quyền cần thiết để xử lý yêu cầu hỗ trợ.
• Phân tách dữ liệu: Cơ sở dữ liệu của khách hàng được lưu trữ trên hạ tầng của chúng tôi hoàn toàn tách biệt để ngăn chặn lẫn lộn dữ liệu.
• Ghi nhật ký kiểm toán: Các phiên hỗ trợ, thay đổi hệ thống, và đăng nhập quản trị trong Cadena HRM Series 5 đều tạo ra nhật ký kiểm toán không thể chỉnh sửa.

Trong trường hợp xảy ra sự cố lộ dữ liệu liên quan đến truy cập trái phép, mất mát, tiết lộ, hoặc phá hủy dữ liệu cá nhân, Cadena sẽ thông báo cho cơ quan có thẩm quyền và các cá nhân bị ảnh hưởng theo quy định pháp luật tại từng địa phương:

Vì Cadena International Pte. Ltd. (Singapore) và Cadena Vietnam Co., Ltd. hoạt động như một tập đoàn thống nhất, dữ liệu cá nhân được xử lý qua Cadena HRM Series 5 và Dịch vụ Hỗ trợ Khách hàng Hằng năm có thể được chuyển giao xuyên biên giới. Điều này bao gồm việc chuyển giao phục vụ lưu trữ đám mây, hạ tầng backend, hoặc truy cập hỗ trợ liên đơn vị.